24 - توصیه هائی برای حفظ و نگهداری اطلاعات :

اخیراً  توسط بعضی از کاربران درخواست بازیابی اطلاعات آسیب دیده براساس یادداشت شماره 6 گردیده است . لیکن پس از بررسی اطلاعات مشخص شده که فایل های ارسالی یا فاقد اطلاعات بوده اند و یا دارای اطلاعات کمی بوده اند و اطلاعات ثبت شده زیادی از بین رفته است ، فلذا همانگونه که در یادداشت های شماره 3 و 4 و 5  بیان شده ، رعایت مواردی به شرح ذیل نیز توصیه و بر اجرای آن تأکید می گردد ؛

الف : هر روزه و در پایان زمان ثبت اطلاعات از فایل های اطلاعاتی سال مالی به روش ذکر شده در یادداشت شماره 3 پشتیبان تهیه گردد .

ب :  حتماً  فایل های پشتیبان تهیه شده همراه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری و بایگانی شود .

ج :  علاوه برنگهداری فایل های پشتیبان در درایوی غیر از محل نصب برنامه ، الزاماً  فایل های موصوف خارج از رایانه مورد استفاده و روی فلش مموری و سی دی ذخیره گردد .

د :  فایل های اطلاعاتی سنواتی که حساب ها بسته شده اند و دیگر نیازی به تغییر آنها نمی باشد ، حتماً  روی سی دی و درجای مطمئنی نگهداری شد .

 ﮪ :  در صورت استفاده مجدد از فایل هائی که روی سی دی ذخیره شده اند براساس یادداشت شماره 4 حتماً  فایل های مورد استفاده پس از کپی نمودن در شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، قبل از ورود به ابزار کاربران و انجام عمل مرتب سازی از حالت readonly خارج شده باشند .

و :  رعایت نکات فوق موجب حفظ  اطلاعاتی که با صرف وقت و زحمات زیاد صورت گرفته ، خواهد شد و بازیابی اطلاعات با صرف کمترین هزینه و وقت صورت می پذیرد .

23 - چگونگی رفع مشکلات نمایش گزارشات و چاپ آنها :

در برخی از موارد  کاربرانی شکایت از این دارند که در مشاهده برخی گزارشات و یا چاپ اسناد و چاپ گزارشات دارای مشکل هستند . برای حل اینگونه اشکالات مواردی به شرح زیر می بایستی مورد توجه قرار گیرد ؛

الف :  فایل های اطلاعاتی که عناوین آنها به سال مالی ختم می شود ، همانگونه که در یادداشت شماره 19 نیز توضیح داده شده الزامأ این فایل ها می بایستی روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، وجود داشته باشند . درصورت وجود آنها در خارج از محل موصوف با کنترل اطلاعات اینگونه فایل ها و مقایسه آن با فایل های درون شاخه osta  توسط افراد کارشناس و مطلع ، نهایتاً  از خارج از شاخه ذکر شده حذف گردند .

ب :  فایل های چاپگر که برای چاپگرهای سوزنی شامل lqlset.com – lqdset.com – fxset.com   می باشد و برای چاپگر لیزری نیز در یادداشت شماره 12 به تفصیل بیان شده ، حتماً  درون شاخه hesab واقع در fox25 و یا درون درایو مجازی H وجود داشته باشد .

ج :  از آنجائیکه فایل های چاپگر فایل های اجرائی هستند ممکن است ویروسی شده باشند ، فلذا  ضروری است حتماً  رایانه حسابداری ویروس کشی گردد . چون فایل های ویروسی در روند چاپ مشکل ایجاد می نمایند .

د  :  کاربرانی که برنامه را در ویندوز xp  یا ویندوز سون نصب نموده اند ، از یک برنامه آنتی ویروس مطمئن که مرتباً  روزرسانی می شود ، استفاده نمایند . چون ویروسی شدن رایانه ، برخی فایل های ویندوز که مورد نیاز برای اجرای برنامه HESAB  می باشد ، دچار مشکل نموده و مشکلاتی را برای مشاهده برخی از گزارشات حجیم ، همچنین برای چاپگر نیز مشکل ایجاد خواهند نمود .