22 - حسابداری تعهدی و اجرای آن در شهرداری و سازمانهای تابعه :

در حال آماده شدن می باشد . انشاء ا... پس از ابلاغ نظام مالی شهرداریها از سوی سازمان شهرداریها و دهیاریهای کشور و براساس آن مطالب آماده شده منتشر خواهد شد .

21 - بودجه عملیاتی و راهکار استفاده از آن :

در حال آماده شدن می باشد . انشاء ا... پس از ابلاغ نظام مالی شهرداریها از سوی سازمان شهرداریها و دهیاریهای کشور و براساس آن مطالب آماده شده منتشر خواهد شد .

20 – روش صحیح بستن حسابها در پایان سال مالی :

در سیستم حسابداری دو گروه حساب وجود دارد که مشهور به جساب های دائمی و موقت می باشد . حساب های دائمی حساب هائی هستند که در طی سال عملکرد داشته و در پایان سال نیز مانده آنها به سال مالی بعد منتقل می گردد که با کدهای 1 ، 2 ، 3 و 6  شناسائی  می شوند . کدهای 1 ، 2 و 3  حساب های  ترازنامه ای بوده  و کد  6 حساب های  انتظامی  می باشد . حساب های موقت حساب هائی هستند که در طی سال مالی دارای عملکرد بوده ، لیکن مانده آنها در پایان سال مالی به حساب های دائمی بسته می شوند و با کد 4 و 5 شناسائی می شوند و مانده آنها به کد 3 منتقل می گردد . فایل توضیحات کامل شیوه بستن حساب های دائم و موقت و انتقال آن به سال بعد که به صورت pdf   و به صورت مبسوط تهیه شده و در برنامه Acrobat قابل مشاهده و چاپ می باشد ، برای بهره برداری ضمیمه می باشد .

( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید )

          http://s5.picofile.com/file/8128046642/.pdf.html

19 – محل اصلی فایل های حاوی اطلاعات :

همانگونه که در یادداشت شماره 3 بیان گردید ، فایل های اطلاعاتی برای هر سال مالی سه فایل می باشد ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد ) که الزامأ این فایل ها می بایستی روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، وجود داشته باشند و وجود آنها خارج از شاخه osta   علاوه براینکه در ثبت اطلاعات خدشه وارد می نماید ، موجب اشکال ایراد در تهیه گزارشات اعم از مشاهده یا به صورت چاپی خواهد شد . در صورت وجود چنین مشکلی ، قبل از هر اقدامی بدوأ از کل اطلاعات کپی تهیه و فایل های اطلاعاتی که خارج از شاخه osta  می باشند ، حذف گردند . در زمان حذف فایل های اطلاعاتی مقایسه آنها با فایل های درون شاخه osta  و حجم آنها توجه شود تا ناخواسته اطلاعات ثبت شده از بین نرود .  

18 – روش های ثبت سریع اطلاعات حسابداری :

برای اینکه شما قادر باشید تا اطلاعات حسابداری را با سرعت زیاد ثبت نمائید ، موارد ذیل می بایستی مورد توجه قرارگیرد ؛

الف : با استفاده از توضیحاتی که در یادداشت 14 به آن پرداخته شد ، شرح های استانداردی که دارای کاربرد بیشتری هستند در ابتدای ردیف های شرح استاندار قرار دهید .

ب : پس از ثبت اسناد یک ماه در ابتدای سال ، شماره اسناد ثبت درآمد ، ثبت حقوق ماهانه ، ثبت صورت وضعیت ، ثبت اسناد تنخواه گردان و ... که معمولاً تشابه زیادی با هم دارند را یادداشت و در کنار دست خود قرار دهید تا بتوانید با استفاده از کلید F10 که در یادداشت 17 به آن پرداخته شد ، سندهای مشابه را سریع ثبت نمائید .

ج : از امکانات کلیدهای میانبر ذیل سند ، بخصوص مواردی که در بند الف یادداشت شماره 17 توضیح داده شد ، بهره برداری نمائید .

17 - امکاناتی از برنامه حسابداری دارای بیشترین کاربرد :

هرچند کاربران با توجه به تجربه و سلیقه خود از بخش های مختلف برنامه استفاده های مختلفی می نمایند ، لیکن تجربه اینجانب نیز می تواند کمک مؤثری در بخش های متنوع برنامه بنماید که عبارتند از ؛

الف : در بخش ثبت سند

پس از ثبت یک ردیف سند تعدادی کلید میانبر ظاهر می شود که می توان عملیات ثبت اطلاعات را با سرعت زیادتری انجام داد . از جمله این کلیدهای معرفی شده کلید F10 می باشد . در زمان ثبت سند وقتی که در ستون ثبت کد حساب قرار دارید با فشار دادن کلید F10 می توانید محتوای یک یا چند سند مشابه را در سندی که مشغول ثبت آن هستید ، کپی نموده و عنداللزوم متن آن را ویرایش نمائید .

پس از ثبت یک ردیف سند ، در زمان ثبت سند وقتی که در ستون ثبت کد حساب قرار دارید با فشار دادن کلید F2 آخرین کدی که یک ردیف با آن ثبت شده ، تکرار می گردد و نیازی به جستچو و ثبت مجدد آن کد نمی باشد .

با قرارگرفتن روی هر کد ثبت شده در سند حسابداری و فشار دادن کلید ^TAB گردش اطلاعات آن کد را تا قبل از سند در حال ثبت مشاهده نمائید ، لیکن با فشار دادن کلید ^TAB اگر در سمت راست کد نمایش داده شده یک صفر وارد نمائید ، اطلاعات ثبت شده در سند در حال ثبت برای کد خاص نمایش داده می شود و اگر در سمت راست کد نمایش داده شده دو صفر وارد نمائید ، می توانید گردش حساب آن کد را تا سندی خاص که شماره آن را ثبت می نمائید ، مشاهده کنید .

ب : در بخش گزارشات

یکی از پرکاربردترین گزارشات برای کاربران  ، گزارش اجزاء حساب ها برحسب تاریخ  می باشد که  در  قسمت تشریحی می توان به آن دسترسی پیدا نمود ، در این بخش متنوع ترین گزارش از وضعیت های مختلف حسابها با کل سرفصل ها ، سرفصل خاص ، در مقاطع زمانی مشخص قابل مشاهده و چاپ می باشد . معمولاً استخراج اطلاعات برای ثبت در سیستم بودجه وزارت کشور در این گزارش قابل تهیه می باشد .

در صورتی که براساس مصوبات شورای اسلامی شهر مکلف به نوشتن دفاتر روزنامه و کل می باشید ، می توانید از خلاصه عملیات ماده 18 در بخش ترازها استفاده نمائید ، در این مبحث شما قادر خواهید بود تا 12 سند در طول سال به همراه یک سند افتتاحیه و یک سند اختتامیه استخراج و در پایان هر ماه در دفاتر روزنامه و کلی که توسط شورای اسلامی شهر پلمپ شده ، ثبت نمائید .

تهیه کاربرگ ده ستونی و هشت ستونی معمولاً  در شهرداری ها رایج بوده که با انتخاب گزینه کاربرگ در بخش ترازها در دسترس شما می باشد و معمولاً مورد درخواست حسابرسان نیز می باشد .

مغایرت گیری از حساب های بانکی یکی از مشکلاتی است که کاربران با آن در پایان هر ماه دست به گریبان می باشند ، هرچند ممکن است شما از امکانات این بخش استفاده کرده باشید ، لیکن اگر حساب بانکی شما نزد بانک ملی باشد ، با اخذ فایل از بانک ، می توانید پس از ایجاد پرونده مغایرت گیری برای یک حساب ، قبل از ورود به پرونده روی آن کلید F4 را فشار دهید ، در نتیجه سیستم اطلاعات دیسکت بانک با اطلاعات ثبت شده در سیستم حسابداری را کنترل و حاصل آن را با استفاده از کلیدهای معرفی شده برای شما نمایش داده یا چاپ می نماید .

یکی دیگر از کاربردهای زیاد گزارش مشاهدات در بخش تشریحی زمانی است که ممکن است شما اطلاعات مختلفی را برای یک شخص در کدهای متفاوت ثبت نموده باشید ، در این صورت با انتخاب این گزینه شما قادر خواهید بود تا با تایپ بخشی از عنوان مورد نظر یا شرح مورد نظر در گزینه های گزارش ، اشتباهات احتمالی را کشف و برطرف نمائید .

16 – بودجه و تفریغ بودجه در برنامه حسابداری :

تهیه و تنظیم بودجه به صورت سالانه بوده ، لیکن ممکن است براثر کسب درآمدهای اضافه بر پیش بینی بودجه ، تنظیم متمم بودجه در طی سال برای یک یا چند نوبت اتفاق افتد . همچنین انجام اصلاحات با اخذ مجوز از مراجع ذی صلاح نیز یک امر عادی و بدیهی در شهرداری ها و سازمان های تابعه می باشد . تنظیم بودجه و انجام مراحل مختلف آن در صورت وجود اطلاعات دو سال مالی در سیستم حسابداری ، امکان پذیر بوده  که برای این امر  در بخش تعریف  و  تغییر  سرفصل ، گزینه { بودجه و اعتبارات } انتخاب و حسب نیاز از گزینه های { پیشنهاد بودجه } یا  { تنظیم بودجه } استفاده می گردد ؛

الف - در صورتی که خواسته باشید تا سیستم با استفاده از اطلاعات حسابداری ، عملیات تنظیم بودجه را دنبال نماید ، در این صورت از گزینه { پیشنهاد بودجه } استفاده و با انجام مواردی که در سیستم در  نظر  گرفته شده ، شامل مقاطع  تنظیم بودجه ( منظور شش ماهه ، هفت ماهه و ... می باشد ) موضوع دنبال می گردد . لازم به ذکر است چون ممکن است سنوات قبل اطلاعات حسابداری در بخش درآمدها و هزینه ها با سند ویژه و اختتامیه صفر شده باشد ، فلذا ضروری است در هنگام استفاده از گزینه { پیشنهاد بودجه } به این موضوع توجه شده و در بخش انتهائی این گزینه { به استثناء اسناد بعد از شماره } شماره آخرین سند ثبت شده یعنی شماره سند قبل از سند ویژه وارد نمائید تا سیستم به صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز را از حسابداری استخراج و در فرم های تنظیم بودجه ثبت نماید . در این بخش ضروری است تا پس از اتمام کار توسط سیستم و ثبت اطلاعات ( به پیغام های سیستم به عنوان راهنما برای انجام صحیح اقدامات توجه شود ) با اتنخاب گزینه { تنظیم بودجه } و حسب مورد بودجه برای سال جاری و آتی ، در نهایت سرفصل درآمدها و هزینه ها انتخاب و با استفاده از کلیدهای معرفی شده از سوی سیستم ( کلیدهای راهنما در پائین هر صفحه می باشد ) انجام مراحل بودجه پیشنهادی و مصوب دنبال و با تعیین درصدهای جاری و عمرانی ، عملیات تنظیم بودجه نهائی گردد .

ب – در صورتی که نیازی به ثبت اطلاعات مقاطع قبل نداشته باشید ، در این صورت با انتخاب گزینه { تنظیم بودجه } نهایتأ در ستون بودجه مصوب ، اطلاعات بودجه ثبت می گردد . تفاوت این بخش با بخش الف در این است که در این بخش فقط اطلاعات بودجه مصوب و تعیین درصدهای آن ثبت می شود و به اطلاعات مقاطع بودجه ریزی و استفاده سیستم از اطلاعات حسابداری نیازی نخواهد بود .

ج – درصورت تنظیم متمم بودجه یا انجام اصلاحات در آحاد بودجه اعم از درآمدها یا هزینه ها در طی سال مالی ، با انتخاب گزینه { متمم یا اصلاح بودجه } امکان ثبت تغییرات وجود خواهد داشت .

در صورت ثبت اطلاعات بودجه با توجه به روش الف ، ب و ج فوق ، در این صورت بخش تفریغ بودجه سیستم فعال شده و امکان گزارش گیری ( مقایسه اطلاعات حسابداری و آخرین اطلاعات بودجه ) برای شما فراهم می گردد . در بخش تفریغ بودجه توجه به نکات زیر از اهمیت برخوردار است ؛

الف – در طی سال با انتخاب گزینه { گزارش تفریغ بودجه } در بخش گزارشات با ثبت تعداد روزهائی که اطلاعات حسابداری در نرم افزار ثبت شده ، سیستم میزان بودجه به نسبت همان تعداد روز را محاسبه و گزارش مقایسه ای مورد نظر را استخراج می نماید .

ب – از آنجائیکه در پایان سال مالی با استفاده از سند ویژه و سند اختتامی ، اطلاعات حسابداری سرفصل های درآمد و هزینه صفر می گردد ، فلذا امکان استخراج تفریغ بودجه میسر نخواهد بود ، مگر اینکه اطلاعات اسناد ویژه و سند اختتامی از سیستم حذف گردد . به بیان دیگر تهیه گزارش تفریغ بودجه تا قبل از ثبت اطلاعات سند ویژه وسند اختتامی امکان پذیر خواهد بود .

ج – در صورتی که بعد از بستن حسابها تعداد روزهای تهیه گزارش نیز 365 روز تعیین گردد ، علیرغم بستن حسابها سیستم گزارش تفریغ بودجه را به نسبت 365 روز محاسبه می نماید . در این صورت اطلاعات بودجه نیز به میزان 365 روز محاسبه گردیده است .

15 – پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات در ابزارکاربران :

همانگونه که در ردیف 3 بیان شد ساده ترین روش تهیه پشتیبان ، تهیه کپی از فایل های اطلاعاتی اصلی و نگهداری آنها براساس تاریخ تهیه کپی می باشد ، لیکن در بخش ابزارکاربران با انتخاب گزینه { گرفتن پشتیبان } و تعیین مسیر که روی دیسکت و یا یکی از درایوهای رایانه به جز محلی که برنامه نصب گردیده ، امکان گرفتن پشتیبان میسر می باشد . معمولاً  اگر مسیر انتخابی روی دیسکت باشد ، پس از پرشدن دیسکت ، سیستم دیسکت های بعدی را درخواست می نماید . این روش تهیه پشتیبان به علت وجود مشکلاتی شامل ؛ (( الف – تهیه و خرید دیسکت در بازار تقریباً مشکل بوده ، چون با آمدن CD و فلش مموری کمتر کسی روی دیسکت اطلاعات نگهداری می نماید . ب – نگهداری و حفاظت از دیسکت به سادگی CD و فلش مموری نمی باشد . ج – بازیابی اطلاعات از روی دیسکت نیاز به فایل restore دارد که تحت برنامه DOS 6.22 باشد که در حال حاضر دسترسی به آن بسیار سخت و اغلب دست اندرکاران برنامه های رایانه ای نیز به علت سهولت راهکارهائی که در نسخ ویندوز وجود دارد ، خیلی با آن مأنوس نمی باشند . )) دیگر چندان کاربردی ندارد ، فلذا برای اطمینان از تهیه پشتیبان که در ردیف 3 روی آن به صورت مبسوط توضیح داده شد ، علاوه بر سه فایل اصلی ذکر شده برای هرسال مالی ، فایل شناسائی سیستم به نام menu.dbf که برای تمام سال ها مشترک است ، نیز پشتیبان تهیه و نگهداری می شود . برای بازیابی اطلاعات نیز از سه فایل اصلی کپی شده با رعایت تاریخ استفاده و پس جایگزین نمودن آن در شاخه osta  یا اگر به نام دیگری تغییر داده اید و نهایتاً  ورود به برنامه حسابداری و انتخاب گزینه مرتب سازی در  بخش ابزار کاربران ، اطلاعات بازیابی می شود .