14 – چگونگی تنظیم و تغییر شرح های استاندارد :

در حین ثبت سند حسابداری از دو پیش فرض برای تسریع در ثبت سند استفاده می شود که یکی از آنها شرح ردیف های درون سند حسابداری و دیگری شرح پایانی سند در انتهای ثبت سند می باشد . تعدادی شرح استاندارد برای هر دو گزینه در سیستم منظور و در اختیار کاربران قرار گرفته است تا هنگام ثبت در بخش نوشتن شرح با استفاده از کلید جهت دار سمت بالا به این شرح های استاندارد دسترسی پیدا نمایند و با انتخاب هر یک از آنها مورد استفاده قرار گیرد . در صورتی که تصمیم به افزایش ، کاهش و یا تغییر این شرح های استاندارد دارید ، با مراجعه به ابزار کاربران و انتخاب گزینه شرح اسناد ، شما قادر خواهید بود هر یک از شرح ها { شرح دفتر  معین } که همان شرح  پیش فرض  ردیف های  سند  بوده  و  { شرح پایانی سند } که همان شرح پیش فرض انتهای سند می باشد را افزایش ، کاهش و یا تغییر  دهید . در اینجا  لازم  به توضیح است برای اینکه زیبائی و شکل دفاتر ( روزنامه ، کل ، معین  و  تفضیلی ) حفظ  شود ، اصلح تر خواهد  تا  این  شرح های پیش فرض  بیش از چهل کاراکتر ( یا چهل حرف ) نباشد .

13 – چگونگی ایجاد تغییر در تعریف اصول کلی در سرفصلها :

از آنجائیکه در بخش تعریف و تغییر سرفصل ، مبحث تعریف اصول کلی برای ایجاد سرفصل با روش های مختلف در نظر گرفته شده ، فلذا نباید اعداد ذکر شده برای گروه حساب ، سرفصل کل ، سرفصل معین وتفضیلی تغییر داده شود و به بیان دیگر تعریف اصول کلی به هم ریخته شود . چون در این وضعیت و به هم ریختگی دیگر قادر نخواهید بود سرفصل های تعریف شده را در جای خود مشاهده و ثبت اسناد را به شیوه اصولی انجام دهید و معمولاً گزارشات مختلف و دفاتر نیز دیگر با وضعیت تنظیمی قابل دسترس نخواهد بود . در صورتی که تغییرات در سرفصل های تعریف شده اولیه بوجود نیاورده باشید مبنای مورد عمل برای گروه حساب عدد  2  ، برای  سرفصل کل عدد  2 ، برای سرفصل معین عدد  3 و  برای  تفضیلی  عدد 4 می باشد . هرچند ممکن است در زمان ایجاد هریک از موارد فوق و در بخش سرفصل کل زیر مجموعه معین و تفضیلی در جزئیات به مقادیر کمتر نیاز بوده و کاهش یافته باشد که این از خصوصیات سیستم بوده تا بتوان با وضعیت بودجه برنامه ای شهرداریها و  تا حدودی  سرفصل های  استاندارد حسابداری  منطبق نمود . تجربه  از  سال 1374  تا کنون  ( اولین سال اجرای برنامه HESAB  ) و تماس های تلفنی کاربران مختلف در ارتباط با سرفصل ها عمدتأ ناشی از همین موضوع بوده است .

12 - چاپگر لیزری و چگونگی استفاده آن در برنامه HESAB :

چاپگر لیزری نیز که در برنامه HESAB  مورد استفاده قرار می گیرد ، به صورت مبسوط و مفصل در فایل هائی که به صورت pdf   تهیه شده و در برنامه Acrobat قابل مشاهده و چاپ می باشد ، همچنین فایل فونت های مورد نیاز و چگونگی استفاده از آنها برای بهره برداری ضمیمه می باشد . لازم است  در ارتباط با خصوصیاتی که به صورت مبسوط در فایل های ضمیمه بیان گردیده ، به دقت مورد توجه قرار گیرد تا در استفاده با مشکل خاصی مواجه نشوید . درصورت استفاده از دستورالعمل های استفاده از چاپگر لیزری و رضایت از روند بیان شده برای حمایت و پشتیبانی از زحمات دست اندرکاران ، همچنین راهنمائی و پاسخگوئی های تلفنی بعدی در این ارتباط ، مبلغ پانصد هزار ریال ( 000ر500 ریال ) به حساب شماره 0304414918000 و با شماره کارت 6037991830951046 نزد بانک ملی ایران شعبه استانداری یزد به  نام محمد جواد اقبالی واریز و در وبلاگ  در  بخش (( تماس با من )) خصوصیات واریزی را  اعلام فرمائید .

 ( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید ) 

            http://s5.picofile.com/file/8126439650/pdf.html

 ( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید ) 

            http://s5.picofile.com/file/8126439692/rar.html

11 - راهنمائی برای نصب در ویندوز سون :

برخی از رایانه ها یا لپ تاب ها که ویندوز سون روی آن نصب گردیده اجرای برنامه HESAB را ناممکن می سازد ، فلذا برای حل این مشکل دو راهکار وجود دارد ؛ در راهکار اول و در صورت ممکن ابتدا  ویندوز  xp نصب و  متعاقب آن ویندوز سون نصب می گردد و طبیعی است که در ویندوز  xp براساس راهکار ارائه شده در ردیف 9 می توان برنامه حسابداری را نصب و مورد بهره برداری قرار داد . در صورتی که چنین اقدامی میسر نباشد از راهکار دوم استفاده خواهد شد . در راهکار دوم ضروری است تا در ویندوز سون ابتدا برنامه VirtualBox 4.1.8.75468  نصب گردد و پس از نصب و اجرای برنامه موصوف از طریق منوی Machine در برنامه VirtualBox 4.1.8.75468  اقدام به نصب نسخه ویندوز xp  با خصوصیات Win sp3-IE8 صورت پذیرد . طبعاً بعد از نصب ویندوز xp  با روند ذکر شده و براساس راهکار ارائه شده در ردیف 9 می توان برنامه حسابداری را نصب و مورد بهره برداری قرار داد . اصلح تر  خواهد  بود تا  در  انجام  راهکار دوم  از  افراد  با  تجربه در  نصب  و  راه اندازی برنامه های رایانه ای استفاده گردد .

10 - راهنمائی برای نصب در ویندوز XP :

با توجه به اینکه ویندوز XP  معمولاً  روی درایو C   یا درایو D  نصب می گردد ، فلذا  پیشنهاد می گردد برنامه حسابداری که کل محتویات آن روی شاخه fox25  وجود  دارد ، حتی الامکان  روی  درایو C   یا  درایو D  نصب  نگردد ، چون  در  صورت  مواجه شدن ویندوز  XP با مشکل و نصب مجدد آن ، برنامه حسابداری نصب شده نیز  دچار مشکل خواهد  شد . فلذا  پیشنهاد  می گردد تا برنامه حسابداری روی درایوهای دیگر نصب گردد . فایل های نصب برنامه حسابداری در وضعیت مختلف ویندوز XP که به صورت pdf   تهیه شده و در برنامه Acrobat قابل مشاهده و چاپ می باشد ، برای بهره برداری ضمیمه می باشد . هرچند توضیحات لازم در فایل های ضمیمه بیان گردیده ، لیکن همیشه استفاده از توان و تجربه افرادی که مسلط به رایانه و برنامه های آن می باشند ، توصیه می گردد .

( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید )

            http://s5.picofile.com/file/8126344526/pdf.html

9 – حذف اطلاعات خارج از برنامه :

در برخی موارد توسط  افراد  کم تجربه و نا آشنا معمولاً خارج از برنامه حسابداری اقدام به حذف فایلهای اطلاعاتی از روی رایانه می گردد . در صورتی که چنین اقدامی صورت گرفته باشد ، با ورود به برنامه حسابداری با این پیغام که (( فایلهای اطلاعاتی زیر وجود ندارند  { بازسازی -  انصراف  } )) مواجه می شوید ، اگر فایلهای غائب شامل سه فایل اطلاعاتی اصلی که در ردیف 2 روی پشتیبان گیری آن بحث شد ، باشد ، به هیچوجه نباید گزینه بازسازی انتخاب گردد ، چون سیستم به صورت اتوماتیک سه فایل ذکر شده اطلاعاتی را به صورت خالی و  فاقد  اطلاعات  بازسازی نموده و کل اطلاعات از بین خواهد رفت . در صورتی که با چنین وضعیتی مواجه شدید ، لازم است گزینه انصراف را انتخاب و نهایتاً رایانه را خاموش و با افرادی که تخصص و تجربه بازیابی فایل های  حذف شده را دارند هماهنگ و مشورت نمائید . از آنجائیکه  هنگام  اجرای  برنامه از  درایو  مجازی H   استفاده  می گردد ، فلذا حذف فایل های اطلاعاتی موجب حذف کامل اطلاعات نمی گردد و افراد متخصص و توانمند قادر خواهند بود  فایل های حذف شده را بازیابی نمایند . لازم به ذکر است رایانه ای که با این وضعیت مواجه شده  ، تا  زمان  بازگرداندن  فایل های حذف شده نباید روی آن فایلی کپی یا حذف گردد و مورد استفاده قرارگیرد . برای بازگرداندن فایلهای حذف شده حتماً ضروری است تا رایانه برای افراد متخصص ارسال گردد .

8 – مشکلات انتقال سند افتتاحی :

در صورتی که با سیستم حسابهای پایان سال را بسته باشید و توسط سیستم سند اختتامی را ثبت نموده باشید ، در این صورت قادر خواهید بود در ابتدای سال مالی سند افتتاحی را توسط سیستم انتقال داده و ثبت نمائید . پس از انتقال سند افتتاحی اگر هنگام مشاهده ، فقط کدهای حسابداری وجود دارد  و  عناوین  سرفصل ها قابل مشاهده نمی باشند ، سرفصل ها به صورت کامل منتقل نشده که براساس بند 6 مراحل طی و اقدام خواهید نمود . لیکن اگر بعضی از عناوین وجود ندارد ، در این وضعیت پس از انتقال سرفصل ها به سال جدید و ثبت عملیات ، در سال قبل سرفصل هائی اضافه گردیده که موجب این مشکل شده است ، فلذا برای حل این مشکل ، اگر تعداد سرفصل های مشکل دار  زیاد نیستند ضمن یادداشت نمودن عناوین آن در سال قبل ، در سال جدید نیز در بخش تعریف و تغییر سرفصل ها ، سرفصل های مورد نظر را ایجاد نمائید ولی اگر تعداد زیاد است و اطلاعات بودجه را نیز در سیستم حسابداری ثبت ننموده اید ، می توانید برمبنای ردیف 6 و با رعایت مطالب گفته شده ، موارد را دنبال و مشکل را حل نمائید .

7 – چگونگی انتقال سرفصل های حسابداری

معمولاً با شروع سال جدید سیستم به صورت اتوماتیک فایلهای اطلاعاتی جدید را به صورت خالی و فاقد اطلاعات برای ثبت اطلاعات سال مالی جدید بازسازی مینماید . از آنجائیکه در هر سال مالی برای ثبت اسناد مالی نیاز به سرفصل های حسابداری   می باشد ، فلذا  سیستم  در  زمان  بازسازی  فایل مرتبط  با  سرفصل های  حسابداری  پیغام  می دهد  که   (( آیا می خواهید کلیه سرفصل های سال قبل عیناً به سال جدید منتقل گردد ؟  { N خیر }   { y بله } ))  که با انتخاب گزینه  { y بله } یا زدن کلید y   سرفصل های حسابداری سال  قبل به طور  کامل  منتقل  می گردد  . در  صورت  عدم  وجود سرفصل های حسابداری در سال جدید انتقال سرفصل ها به صورت  صحیح انجام  نگرفته  است . برای  اصلاح  اقدامات  انجام شده لازم است تا فایل اطلاعاتی سرفصل های حسابداری ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) که در شاخه osta  وجود دارد ( ممکن است شاخه موصوف به نام دیگری تغییر داده باشید ) و سایز آن نیز کمتر از یک کیلو بایت است را حذف کنید و مجدداً  با  ورود  به  برنامه حسابداری و  پیغام  سیستم  مبنی  بر اینکه  (( فایل های  اطلاعاتی زیر  وجود  ندارند  { انصرف }  { بازسازی } ))  و با  انتخاب گزینه  بازسازی فایل مورد نظر ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) مجدداً  پیغام انتقال سرفصل ها ظاهر می شود که طبق روال فوق اقدام خواهید نمود . لازم به توضیح است اگر در سیستم حسابداری در بخش بودجه و اعتبارات ، اطلاعات بودجه سال مالی جدید را تنظیم نموده اید و تعدادی از  سرفصل ها  وجود  ندارد ، نبایستی فایل اطلاعاتی  ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) را حذف نمائید ، چون در این صورت اطلاعات بودجه تنظیمی نیز از بین خواهد رفت . دراین وضعیت ایجاد چند کد جدید مطابق با کدهائی که در سال قبل وجود دارد ( با مشاهده کدهای سال قبل ) موجب حل مشکل خواهد بود .

6 – ارائه خدمات فنی بازیابی اطلاعات :

اگر براساس قطع برق یا هنگ نمودن رایانه ، اطلاعات ثبت شده آسیب دیده باشد و نتوان از اقدامات ذکر شده ردیف های 3 و 4 بهره برداری و اطلاعات را بازیابی نمود ، در این صورت لازم است تا سه فایل اصلی ذکر شده برای هر سال مالی که اطلاعات آن آسیب دیده و یا دچار مشکل شده را  zip نموده و به ایمیل [e-mail]  ارسال تا پس از بررسی ، اطلاعات آسیب دیده بازیابی گردد . تجربه گذشته حاکی از بازیابی صد درصد اطلاعات و بعضاً تا نود و نه درصد بازیابی اطلاعات می باشد ، لیکن در برخی موارد آسیب دیدگی و خرابی اطلاعات در حدی است که زمان صرف شده بسیار زیاد بوده و برای طرفین صرفه اقتصادی ندارد . بازیابی اطلاعات توسط افراد متخصص و باتجربه  مستلزم پرداخت هزینه های مترتب برآن بوده که قبل از اقدام ضمن برآورد اولیه هزینه براساس زمان مورد نیاز ، با شهرداری های ارسال  کننده  اطلاعات ، هماهنگ و سپس اقدام لازم صورت خواهد گرفت .

5 – مشکلات ناشی از قطع برق :

یکی از مشکلاتی که معمولاً  کاربران با  آن  دست به گریبانند ، در هنگام ثبت اطلاعات حسابداری ، برق قطع  می شود  یا  رایانه هنگ نموده و صفحه کلید از کار می افتد و  کاربر برای  حل مشکل رایانه  خود  را خاموش  و مجددأ راه اندازی می نمایند . ( اگر برنامه از طریق ویندوز xp   نصب و راه اندازی شود ، مشکل هنگ نمودن برنامه و بالتبع آن صفحه کلید را می توان از طریق windows task manager   با فشار دادن سه کلید توأم ctrl+alt+delete )    حل نمود ) در وضعیتی که رایانه خاموش یا برق قطع شده پس از راه اندازی رایانه و ورود به برنامه حسابداری ، پیغام های مختلفی که به صورت لاتین می باشد ، ظاهر شده و کاربر را دچار سردرگمی می نماید . در این حالت ضروری است از ورود به برنامه خودداری شده و بدوأ از اطلاعات سال مالی که این وضعیت برای آن پیش آمده به شکل موارد ذکر شده در ردیف 2 از سه فایل اصلی پشتیبان  تهیه گردد تا بعدأ توسط افراد متخصص و باتجربه بتوان اطلاعات را بازیابی نمود . پس از گرفتن پشتیبان ، وارد برنامه شده و با نمایش فرمانهای لاتین ، گزینه ignore   انتخاب و  وارد برنامه حسابداری شده و با ورود به ابزارکاربران عمل مرتب سازی انجام می گیرد . درصورت حل نشدن مشکلات پیش آمده و عدم بازیابی اطلاعات به طور صحیح ، همچنین استفاده از موارد ذکر شده در ردیف 3 و استفاده از اطلاعات پشتیبان ، ضروری است از توان و کمک افراد متخصص و باتجربه برای حل مشکل پیش آمده استفاده گردد . برای بازیابی اطلاعات در این وضعیت لازم است تا از فایلهائی که قبل از استفاده از گزینه ignore   و انجام عمل مرتب سازی در ابزار کاربران استفاده گردد . 

4 – روش بازیابی اطلاعات :

معمولاً در اثر ویروس ، قطع برق ، نارسائی های سیستم عامل های راه انداز رایانه ، حذف ناشیانه اطلاعات ، خرابکاری اشخاص مغرض و احتمالاتی از این دست ممکن است اطلاعات ثبت شده که حاصل تلاش شبانه روزی طولانی مدت بوده  ، از بین برود . برای بازیابی اطلاعات از بین رفته و یا آسیب دیده از سه فایل ذکر شده  در  ردیف 2 با  در نظر  گرفتن  آخرین  تاریخ پشتیبان تهیه شده استفاده می گردد و فایلهای موصوف درون شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، کپی می گردد و پس از ورود به برنامه در بخش ابزارکاربران روی سال مالی مورد نظر که فایل پشتیبان آن کپی شده ، عمل مرتب سازی انجام می شود و سیستم سایر فایل های مورد نیاز را براساس اطلاعات این سه فایل اصلی بازسازی خواهد نمود . در این جا تأکید می گردد قبل از کپی فایل های پشتیبان از اطلاعات آسیب دیده یک نسخه پشتیبان تهیه گردد تا در صورت بازیابی نشدن صحیح اطلاعات  ، افراد متخصص و توانمند بتوانند اطلاعات آسیب دیده را بازیابی نمایند .

3 – روش نگهداری اطلاعات :

خرید ، نصب ، راه اندازی و انجام ثبت عملیات روزانه در سیستم حسابداری از جمله اقداماتی است که در زمان های کوتاه امکان پذیر است و معمولأ هزینه آن نیز خیلی زیاد نبوده و هر شهرداری یا سازمان تابعه قادر به انجام آن می باشد  ، لیکن به مرور زمان با ثبت اطلاعات ، حجم اطلاعات گسترده و زیاد شده و معمولاً ثبت مجدد آن پرهزینه و مستلزم صرف زمان طولانی می باشد و شاید بتوان گفت به علت درگیری کاربران در امور روزمره تقریبأ ناممکن است . پس ایجاب می نماید تا به فکر چاره جوئی بوده و از اطلاعات ثبت شده به بهترین وجه نگهداری و حفاظت شود . در این راستا ساده ترین و مطلوبترین روش ، تهیه پشتیبان ( backup ) از اطلاعات ثبت شده به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه و سالانه می باشد . فایل های اطلاعات اصلی برنامه شامل سه فایل می باشد ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد که این فایل ها روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده  ) که اطلاعات اسناد مالی و کد شناسائی حسابها در آن ذخیره می گردد و می توان سه فایل ذکر شده را از طریق کپی نمودن و ذخیره آن درون یک شاخه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری نمود . توصیه می شود نگهداری اطلاعات پشتیبان حتی المقدور روی فلش مموری، سی دی و روی رایانه ای به غیر از رایانه ثبت اطلاعات ( محل نصب برنامه ) نگهداری شود تا اگر به هر علتی اطلاعات روی رایانه ثبت اطلاعات از بین رفت یا آسیب دید ، درجای دیگری این اطلاعات ذخیره شده قابل استفاده و بازیابی باشد .

2 – تغییر ندادن مشخصات محل استفاده کننده :

با توجه به اینکه استفاده از برنامه HESAB  در سال 1393 خاص هر شهرداری یا سازمان استفاده کننده تهیه و ارسال شده است ، فلذا توصیه می گردد تا همیشه از برنامه ارسالی با نام ارسال شده استفاده گردد . این اقدام برای چند هدف در سال 1393 صورت گرفته است ؛ الف : امکان سنجی اولیه برای تعیین استفاده کنندگان از برنامه HESAB چون مقرر است نسخه تحت ویندوز برنامه با خصوصیات حسابداری تعهدی  و  بودجه  عملیاتی آماده  و  به  زودی در اختیار شهرداریها و سازمان های متقاضی قرارگیرد . ب : ارتباط نزدیکتر با استفاده کنندگان و کوشش در حل مشکلات عمومی که کاربران در کاربرد بخش های مختلف برنامه دارند . ج : بررسی و حل مشکلات خاصی که ممکن است در محلهای استفاده از برنامه متفاوت باشد و پیگیری حل این مشکلات خاص و جمع بندی آنها برای برطرف نمودن در نسخه ویندوز برنامه د : استفاده از نظرات سازنده کاربران و بهینه نمودن برنامه با توجه به درخواستهای کاربران که جنبه عمومی و همگانی دارد . 

1 – هدف کلی :

نظر به اینکه شهرداری ها و سازمان های تابعة آنها در سطح کشور و استان های مختلف از اواخر سال 1374 تا کنون از برنامه HESAB   استفاده می نمایند و هریک نیز به نوبه خود درخواست و تقاضاهائی دارند که در جای خود متین و سنجیده بوده و جای آن دارد تا به صورت اصولی به آن توجه و در نرم افزار کنونی نیز لحاظ گردد . لذا با راه اندازی این وبلاگ که درآینده به سایت تبدیل خواهد شد ، سعی می گردد تا حتی الامکان در سال جاری با هماهنگی سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور ، همچنین درخواست های استفاده کنندگان ، وضعیت کنونی نرم افزار به سامانه تنظیم بودجه عملیاتی و سامانه حسابداری تعهدی تحت ویندوز ارتقاء یابد و تا انجام اقدام موصوف ، مشکلات فعلی نرم افزار همچون استفاده از چاپگر لیزری ، راهنمائی برای نصب در ویندوز XP و شیوه منطقی نگهداری از اطلاعات و دیگر مشکلات مطروحه  راهکار ارائه و مشکلات نیز به شیوه مطلوب حل و فصل شود  .