3 – روش نگهداری اطلاعات :

خرید ، نصب ، راه اندازی و انجام ثبت عملیات روزانه در سیستم حسابداری از جمله اقداماتی است که در زمان های کوتاه امکان پذیر است و معمولأ هزینه آن نیز خیلی زیاد نبوده و هر شهرداری یا سازمان تابعه قادر به انجام آن می باشد  ، لیکن به مرور زمان با ثبت اطلاعات ، حجم اطلاعات گسترده و زیاد شده و معمولاً ثبت مجدد آن پرهزینه و مستلزم صرف زمان طولانی می باشد و شاید بتوان گفت به علت درگیری کاربران در امور روزمره تقریبأ ناممکن است . پس ایجاب می نماید تا به فکر چاره جوئی بوده و از اطلاعات ثبت شده به بهترین وجه نگهداری و حفاظت شود . در این راستا ساده ترین و مطلوبترین روش ، تهیه پشتیبان ( backup ) از اطلاعات ثبت شده به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه و سالانه می باشد . فایل های اطلاعات اصلی برنامه شامل سه فایل می باشد ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد که این فایل ها روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده  ) که اطلاعات اسناد مالی و کد شناسائی حسابها در آن ذخیره می گردد و می توان سه فایل ذکر شده را از طریق کپی نمودن و ذخیره آن درون یک شاخه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری نمود . توصیه می شود نگهداری اطلاعات پشتیبان حتی المقدور روی فلش مموری، سی دی و روی رایانه ای به غیر از رایانه ثبت اطلاعات ( محل نصب برنامه ) نگهداری شود تا اگر به هر علتی اطلاعات روی رایانه ثبت اطلاعات از بین رفت یا آسیب دید ، درجای دیگری این اطلاعات ذخیره شده قابل استفاده و بازیابی باشد .