27 - معرفی وبلاگ جدید

با سلام

لطفاً از وبلاگ جدید اینجانب به آدرس http://mjeghbaly.blog.ir با امکانات بیشتر نیز بازدید فرمائید .

26 - یادداشت جدید و انجام اصلاحات در یادداشت ها

لازم به توضیح است که یادداشت شماره   25  تکمیل و در تاریخ بیست و یکم آذرماه یک هزار سیصد و نود و سه برای کاربران وبلاگ منتشر شده است . در صورتی که  مواردی مورد  نظر کاربران  باشد ( بخصوص نسخه ویندوزی ) تا  به  آن  توجه و پرداخته شود ،  چنانچه در بخش { تماس با من } اعلام نمایند ، موجب تشکر و امتنان و پربارتر شدن وبلاگ خواهد شد . بدیهی است یادداشت های جدید براساس جمع بندی نظر کاربران و حسب نیاز عمومی و درخواست آنها به وبلاگ اضافه می گردد .

25 - تمدید برنامه برای سال 2015 یا سال 1394

با توجه به تماسهائی که بعضی از شهرداریها و استفاده کنندگان برنامه می گیرند موارد زیر برای اطلاع عموم کاربران اعلام می گردد ؛

الف : استفاده کنندگانی که نسخه سال 2014 یا سال 1393 با واریز وجه دویست هزار ریال ( 000ر200  ریال ) به نام شهرداری یا سازمان تابعه دریافت نموده اند ، به صورت خود به خود با تغییر سال 2015 یا سال 1394  برای یک سال دیگر تمدید می گردد و نیازی به فایل جدید نمی باشد .

ب : برای حمایت از پشتیبانان برنامه و در صورت رضایت از خدمات ارائه شده می توانید ارقامی را به عنوان هزینه پشتیبانی به حساب شماره حساب 0304414918000 با شماره کارت 6037991830951046 نزد بانک ملی شعبه استانداری یزد به نام محمد جواد اقبالی شاه آباد  واریز نمائید و در بخش  { تماس با من }  در وبلاگ شماره فیش واریزی و نام شهرداری یا سازمان واریز کننده را نیز اعلام فرمائید . واریز وجه و میزان آن اختیاری بوده و هیچ اجبار و الزامی در  واریز وجه نمی باشد .

ج : از آنجائیکه نسخه ویندوزی برنامه در حال تست و آزمایش نهائی می باشد ، از طریق همین وبلاگ مراحل خرید ، نصب ، بهره برداری ، کانورت اطلاعات سنوات گذشته و مسائلی از این قبیل اطلاع رسانی می شود  ، لذا  پیشنهاد می گردد برای اطلاع از مراحل کار تا نیمه دوم دی ماه حداقل هفته ای یک نوبت و از بهمن ماه حداقل هفته ای سه نوبت برای خواندن اطلاعیه ها و  روند اقداماتی که باید صورت گیرد ، به وبلاگ مراجعه داشته باشید .

24 - توصیه هائی برای حفظ و نگهداری اطلاعات :

اخیراً  توسط بعضی از کاربران درخواست بازیابی اطلاعات آسیب دیده براساس یادداشت شماره 6 گردیده است . لیکن پس از بررسی اطلاعات مشخص شده که فایل های ارسالی یا فاقد اطلاعات بوده اند و یا دارای اطلاعات کمی بوده اند و اطلاعات ثبت شده زیادی از بین رفته است ، فلذا همانگونه که در یادداشت های شماره 3 و 4 و 5  بیان شده ، رعایت مواردی به شرح ذیل نیز توصیه و بر اجرای آن تأکید می گردد ؛

الف : هر روزه و در پایان زمان ثبت اطلاعات از فایل های اطلاعاتی سال مالی به روش ذکر شده در یادداشت شماره 3 پشتیبان تهیه گردد .

ب :  حتماً  فایل های پشتیبان تهیه شده همراه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری و بایگانی شود .

ج :  علاوه برنگهداری فایل های پشتیبان در درایوی غیر از محل نصب برنامه ، الزاماً  فایل های موصوف خارج از رایانه مورد استفاده و روی فلش مموری و سی دی ذخیره گردد .

د :  فایل های اطلاعاتی سنواتی که حساب ها بسته شده اند و دیگر نیازی به تغییر آنها نمی باشد ، حتماً  روی سی دی و درجای مطمئنی نگهداری شد .

 ﮪ :  در صورت استفاده مجدد از فایل هائی که روی سی دی ذخیره شده اند براساس یادداشت شماره 4 حتماً  فایل های مورد استفاده پس از کپی نمودن در شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، قبل از ورود به ابزار کاربران و انجام عمل مرتب سازی از حالت readonly خارج شده باشند .

و :  رعایت نکات فوق موجب حفظ  اطلاعاتی که با صرف وقت و زحمات زیاد صورت گرفته ، خواهد شد و بازیابی اطلاعات با صرف کمترین هزینه و وقت صورت می پذیرد .

23 - چگونگی رفع مشکلات نمایش گزارشات و چاپ آنها :

در برخی از موارد  کاربرانی شکایت از این دارند که در مشاهده برخی گزارشات و یا چاپ اسناد و چاپ گزارشات دارای مشکل هستند . برای حل اینگونه اشکالات مواردی به شرح زیر می بایستی مورد توجه قرار گیرد ؛

الف :  فایل های اطلاعاتی که عناوین آنها به سال مالی ختم می شود ، همانگونه که در یادداشت شماره 19 نیز توضیح داده شده الزامأ این فایل ها می بایستی روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، وجود داشته باشند . درصورت وجود آنها در خارج از محل موصوف با کنترل اطلاعات اینگونه فایل ها و مقایسه آن با فایل های درون شاخه osta  توسط افراد کارشناس و مطلع ، نهایتاً  از خارج از شاخه ذکر شده حذف گردند .

ب :  فایل های چاپگر که برای چاپگرهای سوزنی شامل lqlset.com – lqdset.com – fxset.com   می باشد و برای چاپگر لیزری نیز در یادداشت شماره 12 به تفصیل بیان شده ، حتماً  درون شاخه hesab واقع در fox25 و یا درون درایو مجازی H وجود داشته باشد .

ج :  از آنجائیکه فایل های چاپگر فایل های اجرائی هستند ممکن است ویروسی شده باشند ، فلذا  ضروری است حتماً  رایانه حسابداری ویروس کشی گردد . چون فایل های ویروسی در روند چاپ مشکل ایجاد می نمایند .

د  :  کاربرانی که برنامه را در ویندوز xp  یا ویندوز سون نصب نموده اند ، از یک برنامه آنتی ویروس مطمئن که مرتباً  روزرسانی می شود ، استفاده نمایند . چون ویروسی شدن رایانه ، برخی فایل های ویندوز که مورد نیاز برای اجرای برنامه HESAB  می باشد ، دچار مشکل نموده و مشکلاتی را برای مشاهده برخی از گزارشات حجیم ، همچنین برای چاپگر نیز مشکل ایجاد خواهند نمود .

22 - حسابداری تعهدی و اجرای آن در شهرداری و سازمانهای تابعه :

در حال آماده شدن می باشد . انشاء ا... پس از ابلاغ نظام مالی شهرداریها از سوی سازمان شهرداریها و دهیاریهای کشور و براساس آن مطالب آماده شده منتشر خواهد شد .

21 - بودجه عملیاتی و راهکار استفاده از آن :

در حال آماده شدن می باشد . انشاء ا... پس از ابلاغ نظام مالی شهرداریها از سوی سازمان شهرداریها و دهیاریهای کشور و براساس آن مطالب آماده شده منتشر خواهد شد .

20 – روش صحیح بستن حسابها در پایان سال مالی :

در سیستم حسابداری دو گروه حساب وجود دارد که مشهور به جساب های دائمی و موقت می باشد . حساب های دائمی حساب هائی هستند که در طی سال عملکرد داشته و در پایان سال نیز مانده آنها به سال مالی بعد منتقل می گردد که با کدهای 1 ، 2 ، 3 و 6  شناسائی  می شوند . کدهای 1 ، 2 و 3  حساب های  ترازنامه ای بوده  و کد  6 حساب های  انتظامی  می باشد . حساب های موقت حساب هائی هستند که در طی سال مالی دارای عملکرد بوده ، لیکن مانده آنها در پایان سال مالی به حساب های دائمی بسته می شوند و با کد 4 و 5 شناسائی می شوند و مانده آنها به کد 3 منتقل می گردد . فایل توضیحات کامل شیوه بستن حساب های دائم و موقت و انتقال آن به سال بعد که به صورت pdf   و به صورت مبسوط تهیه شده و در برنامه Acrobat قابل مشاهده و چاپ می باشد ، برای بهره برداری ضمیمه می باشد .

( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید )

          http://s5.picofile.com/file/8128046642/.pdf.html

19 – محل اصلی فایل های حاوی اطلاعات :

همانگونه که در یادداشت شماره 3 بیان گردید ، فایل های اطلاعاتی برای هر سال مالی سه فایل می باشد ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد ) که الزامأ این فایل ها می بایستی روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، وجود داشته باشند و وجود آنها خارج از شاخه osta   علاوه براینکه در ثبت اطلاعات خدشه وارد می نماید ، موجب اشکال ایراد در تهیه گزارشات اعم از مشاهده یا به صورت چاپی خواهد شد . در صورت وجود چنین مشکلی ، قبل از هر اقدامی بدوأ از کل اطلاعات کپی تهیه و فایل های اطلاعاتی که خارج از شاخه osta  می باشند ، حذف گردند . در زمان حذف فایل های اطلاعاتی مقایسه آنها با فایل های درون شاخه osta  و حجم آنها توجه شود تا ناخواسته اطلاعات ثبت شده از بین نرود .  

18 – روش های ثبت سریع اطلاعات حسابداری :

برای اینکه شما قادر باشید تا اطلاعات حسابداری را با سرعت زیاد ثبت نمائید ، موارد ذیل می بایستی مورد توجه قرارگیرد ؛

الف : با استفاده از توضیحاتی که در یادداشت 14 به آن پرداخته شد ، شرح های استانداردی که دارای کاربرد بیشتری هستند در ابتدای ردیف های شرح استاندار قرار دهید .

ب : پس از ثبت اسناد یک ماه در ابتدای سال ، شماره اسناد ثبت درآمد ، ثبت حقوق ماهانه ، ثبت صورت وضعیت ، ثبت اسناد تنخواه گردان و ... که معمولاً تشابه زیادی با هم دارند را یادداشت و در کنار دست خود قرار دهید تا بتوانید با استفاده از کلید F10 که در یادداشت 17 به آن پرداخته شد ، سندهای مشابه را سریع ثبت نمائید .

ج : از امکانات کلیدهای میانبر ذیل سند ، بخصوص مواردی که در بند الف یادداشت شماره 17 توضیح داده شد ، بهره برداری نمائید .

17 - امکاناتی از برنامه حسابداری دارای بیشترین کاربرد :

هرچند کاربران با توجه به تجربه و سلیقه خود از بخش های مختلف برنامه استفاده های مختلفی می نمایند ، لیکن تجربه اینجانب نیز می تواند کمک مؤثری در بخش های متنوع برنامه بنماید که عبارتند از ؛

الف : در بخش ثبت سند

پس از ثبت یک ردیف سند تعدادی کلید میانبر ظاهر می شود که می توان عملیات ثبت اطلاعات را با سرعت زیادتری انجام داد . از جمله این کلیدهای معرفی شده کلید F10 می باشد . در زمان ثبت سند وقتی که در ستون ثبت کد حساب قرار دارید با فشار دادن کلید F10 می توانید محتوای یک یا چند سند مشابه را در سندی که مشغول ثبت آن هستید ، کپی نموده و عنداللزوم متن آن را ویرایش نمائید .

پس از ثبت یک ردیف سند ، در زمان ثبت سند وقتی که در ستون ثبت کد حساب قرار دارید با فشار دادن کلید F2 آخرین کدی که یک ردیف با آن ثبت شده ، تکرار می گردد و نیازی به جستچو و ثبت مجدد آن کد نمی باشد .

با قرارگرفتن روی هر کد ثبت شده در سند حسابداری و فشار دادن کلید ^TAB گردش اطلاعات آن کد را تا قبل از سند در حال ثبت مشاهده نمائید ، لیکن با فشار دادن کلید ^TAB اگر در سمت راست کد نمایش داده شده یک صفر وارد نمائید ، اطلاعات ثبت شده در سند در حال ثبت برای کد خاص نمایش داده می شود و اگر در سمت راست کد نمایش داده شده دو صفر وارد نمائید ، می توانید گردش حساب آن کد را تا سندی خاص که شماره آن را ثبت می نمائید ، مشاهده کنید .

ب : در بخش گزارشات

یکی از پرکاربردترین گزارشات برای کاربران  ، گزارش اجزاء حساب ها برحسب تاریخ  می باشد که  در  قسمت تشریحی می توان به آن دسترسی پیدا نمود ، در این بخش متنوع ترین گزارش از وضعیت های مختلف حسابها با کل سرفصل ها ، سرفصل خاص ، در مقاطع زمانی مشخص قابل مشاهده و چاپ می باشد . معمولاً استخراج اطلاعات برای ثبت در سیستم بودجه وزارت کشور در این گزارش قابل تهیه می باشد .

در صورتی که براساس مصوبات شورای اسلامی شهر مکلف به نوشتن دفاتر روزنامه و کل می باشید ، می توانید از خلاصه عملیات ماده 18 در بخش ترازها استفاده نمائید ، در این مبحث شما قادر خواهید بود تا 12 سند در طول سال به همراه یک سند افتتاحیه و یک سند اختتامیه استخراج و در پایان هر ماه در دفاتر روزنامه و کلی که توسط شورای اسلامی شهر پلمپ شده ، ثبت نمائید .

تهیه کاربرگ ده ستونی و هشت ستونی معمولاً  در شهرداری ها رایج بوده که با انتخاب گزینه کاربرگ در بخش ترازها در دسترس شما می باشد و معمولاً مورد درخواست حسابرسان نیز می باشد .

مغایرت گیری از حساب های بانکی یکی از مشکلاتی است که کاربران با آن در پایان هر ماه دست به گریبان می باشند ، هرچند ممکن است شما از امکانات این بخش استفاده کرده باشید ، لیکن اگر حساب بانکی شما نزد بانک ملی باشد ، با اخذ فایل از بانک ، می توانید پس از ایجاد پرونده مغایرت گیری برای یک حساب ، قبل از ورود به پرونده روی آن کلید F4 را فشار دهید ، در نتیجه سیستم اطلاعات دیسکت بانک با اطلاعات ثبت شده در سیستم حسابداری را کنترل و حاصل آن را با استفاده از کلیدهای معرفی شده برای شما نمایش داده یا چاپ می نماید .

یکی دیگر از کاربردهای زیاد گزارش مشاهدات در بخش تشریحی زمانی است که ممکن است شما اطلاعات مختلفی را برای یک شخص در کدهای متفاوت ثبت نموده باشید ، در این صورت با انتخاب این گزینه شما قادر خواهید بود تا با تایپ بخشی از عنوان مورد نظر یا شرح مورد نظر در گزینه های گزارش ، اشتباهات احتمالی را کشف و برطرف نمائید .

16 – بودجه و تفریغ بودجه در برنامه حسابداری :

تهیه و تنظیم بودجه به صورت سالانه بوده ، لیکن ممکن است براثر کسب درآمدهای اضافه بر پیش بینی بودجه ، تنظیم متمم بودجه در طی سال برای یک یا چند نوبت اتفاق افتد . همچنین انجام اصلاحات با اخذ مجوز از مراجع ذی صلاح نیز یک امر عادی و بدیهی در شهرداری ها و سازمان های تابعه می باشد . تنظیم بودجه و انجام مراحل مختلف آن در صورت وجود اطلاعات دو سال مالی در سیستم حسابداری ، امکان پذیر بوده  که برای این امر  در بخش تعریف  و  تغییر  سرفصل ، گزینه { بودجه و اعتبارات } انتخاب و حسب نیاز از گزینه های { پیشنهاد بودجه } یا  { تنظیم بودجه } استفاده می گردد ؛

الف - در صورتی که خواسته باشید تا سیستم با استفاده از اطلاعات حسابداری ، عملیات تنظیم بودجه را دنبال نماید ، در این صورت از گزینه { پیشنهاد بودجه } استفاده و با انجام مواردی که در سیستم در  نظر  گرفته شده ، شامل مقاطع  تنظیم بودجه ( منظور شش ماهه ، هفت ماهه و ... می باشد ) موضوع دنبال می گردد . لازم به ذکر است چون ممکن است سنوات قبل اطلاعات حسابداری در بخش درآمدها و هزینه ها با سند ویژه و اختتامیه صفر شده باشد ، فلذا ضروری است در هنگام استفاده از گزینه { پیشنهاد بودجه } به این موضوع توجه شده و در بخش انتهائی این گزینه { به استثناء اسناد بعد از شماره } شماره آخرین سند ثبت شده یعنی شماره سند قبل از سند ویژه وارد نمائید تا سیستم به صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز را از حسابداری استخراج و در فرم های تنظیم بودجه ثبت نماید . در این بخش ضروری است تا پس از اتمام کار توسط سیستم و ثبت اطلاعات ( به پیغام های سیستم به عنوان راهنما برای انجام صحیح اقدامات توجه شود ) با اتنخاب گزینه { تنظیم بودجه } و حسب مورد بودجه برای سال جاری و آتی ، در نهایت سرفصل درآمدها و هزینه ها انتخاب و با استفاده از کلیدهای معرفی شده از سوی سیستم ( کلیدهای راهنما در پائین هر صفحه می باشد ) انجام مراحل بودجه پیشنهادی و مصوب دنبال و با تعیین درصدهای جاری و عمرانی ، عملیات تنظیم بودجه نهائی گردد .

ب – در صورتی که نیازی به ثبت اطلاعات مقاطع قبل نداشته باشید ، در این صورت با انتخاب گزینه { تنظیم بودجه } نهایتأ در ستون بودجه مصوب ، اطلاعات بودجه ثبت می گردد . تفاوت این بخش با بخش الف در این است که در این بخش فقط اطلاعات بودجه مصوب و تعیین درصدهای آن ثبت می شود و به اطلاعات مقاطع بودجه ریزی و استفاده سیستم از اطلاعات حسابداری نیازی نخواهد بود .

ج – درصورت تنظیم متمم بودجه یا انجام اصلاحات در آحاد بودجه اعم از درآمدها یا هزینه ها در طی سال مالی ، با انتخاب گزینه { متمم یا اصلاح بودجه } امکان ثبت تغییرات وجود خواهد داشت .

در صورت ثبت اطلاعات بودجه با توجه به روش الف ، ب و ج فوق ، در این صورت بخش تفریغ بودجه سیستم فعال شده و امکان گزارش گیری ( مقایسه اطلاعات حسابداری و آخرین اطلاعات بودجه ) برای شما فراهم می گردد . در بخش تفریغ بودجه توجه به نکات زیر از اهمیت برخوردار است ؛

الف – در طی سال با انتخاب گزینه { گزارش تفریغ بودجه } در بخش گزارشات با ثبت تعداد روزهائی که اطلاعات حسابداری در نرم افزار ثبت شده ، سیستم میزان بودجه به نسبت همان تعداد روز را محاسبه و گزارش مقایسه ای مورد نظر را استخراج می نماید .

ب – از آنجائیکه در پایان سال مالی با استفاده از سند ویژه و سند اختتامی ، اطلاعات حسابداری سرفصل های درآمد و هزینه صفر می گردد ، فلذا امکان استخراج تفریغ بودجه میسر نخواهد بود ، مگر اینکه اطلاعات اسناد ویژه و سند اختتامی از سیستم حذف گردد . به بیان دیگر تهیه گزارش تفریغ بودجه تا قبل از ثبت اطلاعات سند ویژه وسند اختتامی امکان پذیر خواهد بود .

ج – در صورتی که بعد از بستن حسابها تعداد روزهای تهیه گزارش نیز 365 روز تعیین گردد ، علیرغم بستن حسابها سیستم گزارش تفریغ بودجه را به نسبت 365 روز محاسبه می نماید . در این صورت اطلاعات بودجه نیز به میزان 365 روز محاسبه گردیده است .

15 – پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات در ابزارکاربران :

همانگونه که در ردیف 3 بیان شد ساده ترین روش تهیه پشتیبان ، تهیه کپی از فایل های اطلاعاتی اصلی و نگهداری آنها براساس تاریخ تهیه کپی می باشد ، لیکن در بخش ابزارکاربران با انتخاب گزینه { گرفتن پشتیبان } و تعیین مسیر که روی دیسکت و یا یکی از درایوهای رایانه به جز محلی که برنامه نصب گردیده ، امکان گرفتن پشتیبان میسر می باشد . معمولاً  اگر مسیر انتخابی روی دیسکت باشد ، پس از پرشدن دیسکت ، سیستم دیسکت های بعدی را درخواست می نماید . این روش تهیه پشتیبان به علت وجود مشکلاتی شامل ؛ (( الف – تهیه و خرید دیسکت در بازار تقریباً مشکل بوده ، چون با آمدن CD و فلش مموری کمتر کسی روی دیسکت اطلاعات نگهداری می نماید . ب – نگهداری و حفاظت از دیسکت به سادگی CD و فلش مموری نمی باشد . ج – بازیابی اطلاعات از روی دیسکت نیاز به فایل restore دارد که تحت برنامه DOS 6.22 باشد که در حال حاضر دسترسی به آن بسیار سخت و اغلب دست اندرکاران برنامه های رایانه ای نیز به علت سهولت راهکارهائی که در نسخ ویندوز وجود دارد ، خیلی با آن مأنوس نمی باشند . )) دیگر چندان کاربردی ندارد ، فلذا برای اطمینان از تهیه پشتیبان که در ردیف 3 روی آن به صورت مبسوط توضیح داده شد ، علاوه بر سه فایل اصلی ذکر شده برای هرسال مالی ، فایل شناسائی سیستم به نام menu.dbf که برای تمام سال ها مشترک است ، نیز پشتیبان تهیه و نگهداری می شود . برای بازیابی اطلاعات نیز از سه فایل اصلی کپی شده با رعایت تاریخ استفاده و پس جایگزین نمودن آن در شاخه osta  یا اگر به نام دیگری تغییر داده اید و نهایتاً  ورود به برنامه حسابداری و انتخاب گزینه مرتب سازی در  بخش ابزار کاربران ، اطلاعات بازیابی می شود .

14 – چگونگی تنظیم و تغییر شرح های استاندارد :

در حین ثبت سند حسابداری از دو پیش فرض برای تسریع در ثبت سند استفاده می شود که یکی از آنها شرح ردیف های درون سند حسابداری و دیگری شرح پایانی سند در انتهای ثبت سند می باشد . تعدادی شرح استاندارد برای هر دو گزینه در سیستم منظور و در اختیار کاربران قرار گرفته است تا هنگام ثبت در بخش نوشتن شرح با استفاده از کلید جهت دار سمت بالا به این شرح های استاندارد دسترسی پیدا نمایند و با انتخاب هر یک از آنها مورد استفاده قرار گیرد . در صورتی که تصمیم به افزایش ، کاهش و یا تغییر این شرح های استاندارد دارید ، با مراجعه به ابزار کاربران و انتخاب گزینه شرح اسناد ، شما قادر خواهید بود هر یک از شرح ها { شرح دفتر  معین } که همان شرح  پیش فرض  ردیف های  سند  بوده  و  { شرح پایانی سند } که همان شرح پیش فرض انتهای سند می باشد را افزایش ، کاهش و یا تغییر  دهید . در اینجا  لازم  به توضیح است برای اینکه زیبائی و شکل دفاتر ( روزنامه ، کل ، معین  و  تفضیلی ) حفظ  شود ، اصلح تر خواهد  تا  این  شرح های پیش فرض  بیش از چهل کاراکتر ( یا چهل حرف ) نباشد .

13 – چگونگی ایجاد تغییر در تعریف اصول کلی در سرفصلها :

از آنجائیکه در بخش تعریف و تغییر سرفصل ، مبحث تعریف اصول کلی برای ایجاد سرفصل با روش های مختلف در نظر گرفته شده ، فلذا نباید اعداد ذکر شده برای گروه حساب ، سرفصل کل ، سرفصل معین وتفضیلی تغییر داده شود و به بیان دیگر تعریف اصول کلی به هم ریخته شود . چون در این وضعیت و به هم ریختگی دیگر قادر نخواهید بود سرفصل های تعریف شده را در جای خود مشاهده و ثبت اسناد را به شیوه اصولی انجام دهید و معمولاً گزارشات مختلف و دفاتر نیز دیگر با وضعیت تنظیمی قابل دسترس نخواهد بود . در صورتی که تغییرات در سرفصل های تعریف شده اولیه بوجود نیاورده باشید مبنای مورد عمل برای گروه حساب عدد  2  ، برای  سرفصل کل عدد  2 ، برای سرفصل معین عدد  3 و  برای  تفضیلی  عدد 4 می باشد . هرچند ممکن است در زمان ایجاد هریک از موارد فوق و در بخش سرفصل کل زیر مجموعه معین و تفضیلی در جزئیات به مقادیر کمتر نیاز بوده و کاهش یافته باشد که این از خصوصیات سیستم بوده تا بتوان با وضعیت بودجه برنامه ای شهرداریها و  تا حدودی  سرفصل های  استاندارد حسابداری  منطبق نمود . تجربه  از  سال 1374  تا کنون  ( اولین سال اجرای برنامه HESAB  ) و تماس های تلفنی کاربران مختلف در ارتباط با سرفصل ها عمدتأ ناشی از همین موضوع بوده است .

12 - چاپگر لیزری و چگونگی استفاده آن در برنامه HESAB :

چاپگر لیزری نیز که در برنامه HESAB  مورد استفاده قرار می گیرد ، به صورت مبسوط و مفصل در فایل هائی که به صورت pdf   تهیه شده و در برنامه Acrobat قابل مشاهده و چاپ می باشد ، همچنین فایل فونت های مورد نیاز و چگونگی استفاده از آنها برای بهره برداری ضمیمه می باشد . لازم است  در ارتباط با خصوصیاتی که به صورت مبسوط در فایل های ضمیمه بیان گردیده ، به دقت مورد توجه قرار گیرد تا در استفاده با مشکل خاصی مواجه نشوید . درصورت استفاده از دستورالعمل های استفاده از چاپگر لیزری و رضایت از روند بیان شده برای حمایت و پشتیبانی از زحمات دست اندرکاران ، همچنین راهنمائی و پاسخگوئی های تلفنی بعدی در این ارتباط ، مبلغ پانصد هزار ریال ( 000ر500 ریال ) به حساب شماره 0304414918000 و با شماره کارت 6037991830951046 نزد بانک ملی ایران شعبه استانداری یزد به  نام محمد جواد اقبالی واریز و در وبلاگ  در  بخش (( تماس با من )) خصوصیات واریزی را  اعلام فرمائید .

 ( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید ) 

            http://s5.picofile.com/file/8126439650/pdf.html

 ( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید ) 

            http://s5.picofile.com/file/8126439692/rar.html

11 - راهنمائی برای نصب در ویندوز سون :

برخی از رایانه ها یا لپ تاب ها که ویندوز سون روی آن نصب گردیده اجرای برنامه HESAB را ناممکن می سازد ، فلذا برای حل این مشکل دو راهکار وجود دارد ؛ در راهکار اول و در صورت ممکن ابتدا  ویندوز  xp نصب و  متعاقب آن ویندوز سون نصب می گردد و طبیعی است که در ویندوز  xp براساس راهکار ارائه شده در ردیف 9 می توان برنامه حسابداری را نصب و مورد بهره برداری قرار داد . در صورتی که چنین اقدامی میسر نباشد از راهکار دوم استفاده خواهد شد . در راهکار دوم ضروری است تا در ویندوز سون ابتدا برنامه VirtualBox 4.1.8.75468  نصب گردد و پس از نصب و اجرای برنامه موصوف از طریق منوی Machine در برنامه VirtualBox 4.1.8.75468  اقدام به نصب نسخه ویندوز xp  با خصوصیات Win sp3-IE8 صورت پذیرد . طبعاً بعد از نصب ویندوز xp  با روند ذکر شده و براساس راهکار ارائه شده در ردیف 9 می توان برنامه حسابداری را نصب و مورد بهره برداری قرار داد . اصلح تر  خواهد  بود تا  در  انجام  راهکار دوم  از  افراد  با  تجربه در  نصب  و  راه اندازی برنامه های رایانه ای استفاده گردد .

10 - راهنمائی برای نصب در ویندوز XP :

با توجه به اینکه ویندوز XP  معمولاً  روی درایو C   یا درایو D  نصب می گردد ، فلذا  پیشنهاد می گردد برنامه حسابداری که کل محتویات آن روی شاخه fox25  وجود  دارد ، حتی الامکان  روی  درایو C   یا  درایو D  نصب  نگردد ، چون  در  صورت  مواجه شدن ویندوز  XP با مشکل و نصب مجدد آن ، برنامه حسابداری نصب شده نیز  دچار مشکل خواهد  شد . فلذا  پیشنهاد  می گردد تا برنامه حسابداری روی درایوهای دیگر نصب گردد . فایل های نصب برنامه حسابداری در وضعیت مختلف ویندوز XP که به صورت pdf   تهیه شده و در برنامه Acrobat قابل مشاهده و چاپ می باشد ، برای بهره برداری ضمیمه می باشد . هرچند توضیحات لازم در فایل های ضمیمه بیان گردیده ، لیکن همیشه استفاده از توان و تجربه افرادی که مسلط به رایانه و برنامه های آن می باشند ، توصیه می گردد .

( برای دریافت فایل از آدرس زیر استفاده کنید )

            http://s5.picofile.com/file/8126344526/pdf.html

9 – حذف اطلاعات خارج از برنامه :

در برخی موارد توسط  افراد  کم تجربه و نا آشنا معمولاً خارج از برنامه حسابداری اقدام به حذف فایلهای اطلاعاتی از روی رایانه می گردد . در صورتی که چنین اقدامی صورت گرفته باشد ، با ورود به برنامه حسابداری با این پیغام که (( فایلهای اطلاعاتی زیر وجود ندارند  { بازسازی -  انصراف  } )) مواجه می شوید ، اگر فایلهای غائب شامل سه فایل اطلاعاتی اصلی که در ردیف 2 روی پشتیبان گیری آن بحث شد ، باشد ، به هیچوجه نباید گزینه بازسازی انتخاب گردد ، چون سیستم به صورت اتوماتیک سه فایل ذکر شده اطلاعاتی را به صورت خالی و  فاقد  اطلاعات  بازسازی نموده و کل اطلاعات از بین خواهد رفت . در صورتی که با چنین وضعیتی مواجه شدید ، لازم است گزینه انصراف را انتخاب و نهایتاً رایانه را خاموش و با افرادی که تخصص و تجربه بازیابی فایل های  حذف شده را دارند هماهنگ و مشورت نمائید . از آنجائیکه  هنگام  اجرای  برنامه از  درایو  مجازی H   استفاده  می گردد ، فلذا حذف فایل های اطلاعاتی موجب حذف کامل اطلاعات نمی گردد و افراد متخصص و توانمند قادر خواهند بود  فایل های حذف شده را بازیابی نمایند . لازم به ذکر است رایانه ای که با این وضعیت مواجه شده  ، تا  زمان  بازگرداندن  فایل های حذف شده نباید روی آن فایلی کپی یا حذف گردد و مورد استفاده قرارگیرد . برای بازگرداندن فایلهای حذف شده حتماً ضروری است تا رایانه برای افراد متخصص ارسال گردد .

8 – مشکلات انتقال سند افتتاحی :

در صورتی که با سیستم حسابهای پایان سال را بسته باشید و توسط سیستم سند اختتامی را ثبت نموده باشید ، در این صورت قادر خواهید بود در ابتدای سال مالی سند افتتاحی را توسط سیستم انتقال داده و ثبت نمائید . پس از انتقال سند افتتاحی اگر هنگام مشاهده ، فقط کدهای حسابداری وجود دارد  و  عناوین  سرفصل ها قابل مشاهده نمی باشند ، سرفصل ها به صورت کامل منتقل نشده که براساس بند 6 مراحل طی و اقدام خواهید نمود . لیکن اگر بعضی از عناوین وجود ندارد ، در این وضعیت پس از انتقال سرفصل ها به سال جدید و ثبت عملیات ، در سال قبل سرفصل هائی اضافه گردیده که موجب این مشکل شده است ، فلذا برای حل این مشکل ، اگر تعداد سرفصل های مشکل دار  زیاد نیستند ضمن یادداشت نمودن عناوین آن در سال قبل ، در سال جدید نیز در بخش تعریف و تغییر سرفصل ها ، سرفصل های مورد نظر را ایجاد نمائید ولی اگر تعداد زیاد است و اطلاعات بودجه را نیز در سیستم حسابداری ثبت ننموده اید ، می توانید برمبنای ردیف 6 و با رعایت مطالب گفته شده ، موارد را دنبال و مشکل را حل نمائید .

7 – چگونگی انتقال سرفصل های حسابداری

معمولاً با شروع سال جدید سیستم به صورت اتوماتیک فایلهای اطلاعاتی جدید را به صورت خالی و فاقد اطلاعات برای ثبت اطلاعات سال مالی جدید بازسازی مینماید . از آنجائیکه در هر سال مالی برای ثبت اسناد مالی نیاز به سرفصل های حسابداری   می باشد ، فلذا  سیستم  در  زمان  بازسازی  فایل مرتبط  با  سرفصل های  حسابداری  پیغام  می دهد  که   (( آیا می خواهید کلیه سرفصل های سال قبل عیناً به سال جدید منتقل گردد ؟  { N خیر }   { y بله } ))  که با انتخاب گزینه  { y بله } یا زدن کلید y   سرفصل های حسابداری سال  قبل به طور  کامل  منتقل  می گردد  . در  صورت  عدم  وجود سرفصل های حسابداری در سال جدید انتقال سرفصل ها به صورت  صحیح انجام  نگرفته  است . برای  اصلاح  اقدامات  انجام شده لازم است تا فایل اطلاعاتی سرفصل های حسابداری ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) که در شاخه osta  وجود دارد ( ممکن است شاخه موصوف به نام دیگری تغییر داده باشید ) و سایز آن نیز کمتر از یک کیلو بایت است را حذف کنید و مجدداً  با  ورود  به  برنامه حسابداری و  پیغام  سیستم  مبنی  بر اینکه  (( فایل های  اطلاعاتی زیر  وجود  ندارند  { انصرف }  { بازسازی } ))  و با  انتخاب گزینه  بازسازی فایل مورد نظر ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) مجدداً  پیغام انتقال سرفصل ها ظاهر می شود که طبق روال فوق اقدام خواهید نمود . لازم به توضیح است اگر در سیستم حسابداری در بخش بودجه و اعتبارات ، اطلاعات بودجه سال مالی جدید را تنظیم نموده اید و تعدادی از  سرفصل ها  وجود  ندارد ، نبایستی فایل اطلاعاتی  ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) را حذف نمائید ، چون در این صورت اطلاعات بودجه تنظیمی نیز از بین خواهد رفت . دراین وضعیت ایجاد چند کد جدید مطابق با کدهائی که در سال قبل وجود دارد ( با مشاهده کدهای سال قبل ) موجب حل مشکل خواهد بود .

6 – ارائه خدمات فنی بازیابی اطلاعات :

اگر براساس قطع برق یا هنگ نمودن رایانه ، اطلاعات ثبت شده آسیب دیده باشد و نتوان از اقدامات ذکر شده ردیف های 3 و 4 بهره برداری و اطلاعات را بازیابی نمود ، در این صورت لازم است تا سه فایل اصلی ذکر شده برای هر سال مالی که اطلاعات آن آسیب دیده و یا دچار مشکل شده را  zip نموده و به ایمیل [e-mail]  ارسال تا پس از بررسی ، اطلاعات آسیب دیده بازیابی گردد . تجربه گذشته حاکی از بازیابی صد درصد اطلاعات و بعضاً تا نود و نه درصد بازیابی اطلاعات می باشد ، لیکن در برخی موارد آسیب دیدگی و خرابی اطلاعات در حدی است که زمان صرف شده بسیار زیاد بوده و برای طرفین صرفه اقتصادی ندارد . بازیابی اطلاعات توسط افراد متخصص و باتجربه  مستلزم پرداخت هزینه های مترتب برآن بوده که قبل از اقدام ضمن برآورد اولیه هزینه براساس زمان مورد نیاز ، با شهرداری های ارسال  کننده  اطلاعات ، هماهنگ و سپس اقدام لازم صورت خواهد گرفت .

5 – مشکلات ناشی از قطع برق :

یکی از مشکلاتی که معمولاً  کاربران با  آن  دست به گریبانند ، در هنگام ثبت اطلاعات حسابداری ، برق قطع  می شود  یا  رایانه هنگ نموده و صفحه کلید از کار می افتد و  کاربر برای  حل مشکل رایانه  خود  را خاموش  و مجددأ راه اندازی می نمایند . ( اگر برنامه از طریق ویندوز xp   نصب و راه اندازی شود ، مشکل هنگ نمودن برنامه و بالتبع آن صفحه کلید را می توان از طریق windows task manager   با فشار دادن سه کلید توأم ctrl+alt+delete )    حل نمود ) در وضعیتی که رایانه خاموش یا برق قطع شده پس از راه اندازی رایانه و ورود به برنامه حسابداری ، پیغام های مختلفی که به صورت لاتین می باشد ، ظاهر شده و کاربر را دچار سردرگمی می نماید . در این حالت ضروری است از ورود به برنامه خودداری شده و بدوأ از اطلاعات سال مالی که این وضعیت برای آن پیش آمده به شکل موارد ذکر شده در ردیف 2 از سه فایل اصلی پشتیبان  تهیه گردد تا بعدأ توسط افراد متخصص و باتجربه بتوان اطلاعات را بازیابی نمود . پس از گرفتن پشتیبان ، وارد برنامه شده و با نمایش فرمانهای لاتین ، گزینه ignore   انتخاب و  وارد برنامه حسابداری شده و با ورود به ابزارکاربران عمل مرتب سازی انجام می گیرد . درصورت حل نشدن مشکلات پیش آمده و عدم بازیابی اطلاعات به طور صحیح ، همچنین استفاده از موارد ذکر شده در ردیف 3 و استفاده از اطلاعات پشتیبان ، ضروری است از توان و کمک افراد متخصص و باتجربه برای حل مشکل پیش آمده استفاده گردد . برای بازیابی اطلاعات در این وضعیت لازم است تا از فایلهائی که قبل از استفاده از گزینه ignore   و انجام عمل مرتب سازی در ابزار کاربران استفاده گردد . 

4 – روش بازیابی اطلاعات :

معمولاً در اثر ویروس ، قطع برق ، نارسائی های سیستم عامل های راه انداز رایانه ، حذف ناشیانه اطلاعات ، خرابکاری اشخاص مغرض و احتمالاتی از این دست ممکن است اطلاعات ثبت شده که حاصل تلاش شبانه روزی طولانی مدت بوده  ، از بین برود . برای بازیابی اطلاعات از بین رفته و یا آسیب دیده از سه فایل ذکر شده  در  ردیف 2 با  در نظر  گرفتن  آخرین  تاریخ پشتیبان تهیه شده استفاده می گردد و فایلهای موصوف درون شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، کپی می گردد و پس از ورود به برنامه در بخش ابزارکاربران روی سال مالی مورد نظر که فایل پشتیبان آن کپی شده ، عمل مرتب سازی انجام می شود و سیستم سایر فایل های مورد نیاز را براساس اطلاعات این سه فایل اصلی بازسازی خواهد نمود . در این جا تأکید می گردد قبل از کپی فایل های پشتیبان از اطلاعات آسیب دیده یک نسخه پشتیبان تهیه گردد تا در صورت بازیابی نشدن صحیح اطلاعات  ، افراد متخصص و توانمند بتوانند اطلاعات آسیب دیده را بازیابی نمایند .

3 – روش نگهداری اطلاعات :

خرید ، نصب ، راه اندازی و انجام ثبت عملیات روزانه در سیستم حسابداری از جمله اقداماتی است که در زمان های کوتاه امکان پذیر است و معمولأ هزینه آن نیز خیلی زیاد نبوده و هر شهرداری یا سازمان تابعه قادر به انجام آن می باشد  ، لیکن به مرور زمان با ثبت اطلاعات ، حجم اطلاعات گسترده و زیاد شده و معمولاً ثبت مجدد آن پرهزینه و مستلزم صرف زمان طولانی می باشد و شاید بتوان گفت به علت درگیری کاربران در امور روزمره تقریبأ ناممکن است . پس ایجاب می نماید تا به فکر چاره جوئی بوده و از اطلاعات ثبت شده به بهترین وجه نگهداری و حفاظت شود . در این راستا ساده ترین و مطلوبترین روش ، تهیه پشتیبان ( backup ) از اطلاعات ثبت شده به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه و سالانه می باشد . فایل های اطلاعات اصلی برنامه شامل سه فایل می باشد ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد که این فایل ها روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده  ) که اطلاعات اسناد مالی و کد شناسائی حسابها در آن ذخیره می گردد و می توان سه فایل ذکر شده را از طریق کپی نمودن و ذخیره آن درون یک شاخه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری نمود . توصیه می شود نگهداری اطلاعات پشتیبان حتی المقدور روی فلش مموری، سی دی و روی رایانه ای به غیر از رایانه ثبت اطلاعات ( محل نصب برنامه ) نگهداری شود تا اگر به هر علتی اطلاعات روی رایانه ثبت اطلاعات از بین رفت یا آسیب دید ، درجای دیگری این اطلاعات ذخیره شده قابل استفاده و بازیابی باشد .

2 – تغییر ندادن مشخصات محل استفاده کننده :

با توجه به اینکه استفاده از برنامه HESAB  در سال 1393 خاص هر شهرداری یا سازمان استفاده کننده تهیه و ارسال شده است ، فلذا توصیه می گردد تا همیشه از برنامه ارسالی با نام ارسال شده استفاده گردد . این اقدام برای چند هدف در سال 1393 صورت گرفته است ؛ الف : امکان سنجی اولیه برای تعیین استفاده کنندگان از برنامه HESAB چون مقرر است نسخه تحت ویندوز برنامه با خصوصیات حسابداری تعهدی  و  بودجه  عملیاتی آماده  و  به  زودی در اختیار شهرداریها و سازمان های متقاضی قرارگیرد . ب : ارتباط نزدیکتر با استفاده کنندگان و کوشش در حل مشکلات عمومی که کاربران در کاربرد بخش های مختلف برنامه دارند . ج : بررسی و حل مشکلات خاصی که ممکن است در محلهای استفاده از برنامه متفاوت باشد و پیگیری حل این مشکلات خاص و جمع بندی آنها برای برطرف نمودن در نسخه ویندوز برنامه د : استفاده از نظرات سازنده کاربران و بهینه نمودن برنامه با توجه به درخواستهای کاربران که جنبه عمومی و همگانی دارد . 

1 – هدف کلی :

نظر به اینکه شهرداری ها و سازمان های تابعة آنها در سطح کشور و استان های مختلف از اواخر سال 1374 تا کنون از برنامه HESAB   استفاده می نمایند و هریک نیز به نوبه خود درخواست و تقاضاهائی دارند که در جای خود متین و سنجیده بوده و جای آن دارد تا به صورت اصولی به آن توجه و در نرم افزار کنونی نیز لحاظ گردد . لذا با راه اندازی این وبلاگ که درآینده به سایت تبدیل خواهد شد ، سعی می گردد تا حتی الامکان در سال جاری با هماهنگی سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور ، همچنین درخواست های استفاده کنندگان ، وضعیت کنونی نرم افزار به سامانه تنظیم بودجه عملیاتی و سامانه حسابداری تعهدی تحت ویندوز ارتقاء یابد و تا انجام اقدام موصوف ، مشکلات فعلی نرم افزار همچون استفاده از چاپگر لیزری ، راهنمائی برای نصب در ویندوز XP و شیوه منطقی نگهداری از اطلاعات و دیگر مشکلات مطروحه  راهکار ارائه و مشکلات نیز به شیوه مطلوب حل و فصل شود  .